DIARIO DE INNOVACIÓN

27 de mayo
Tras dos semanas de lectura y relectura de los contenidos del curso "Innovación en el Sector Público", llega el momento de asumir el reto o retirarse.

La inclinación al desaliento es fuerte, para qué negarlo, porque actualmente en el entorno laboral no veo nada claro que mi capacidad de innovación pueda desarrollarse. Y esa sensación de frustración final resulta un condicionante negativo de peso. 

Bien, todos los retos son apasionantes, así que vamos a por ello. 

Trabajo en la Agencia Pública  Andaluza de Educación, soy técnico. Por mi cualificación profesional (Arquitecto) desarrollo diversas tareas pero me centraré en alguna que me permita desarrollar el reto.  Dentro de mi área de competencia voy a establecer el reto en la consecución de una colaboración participativa de todos los que intervienen en mayor o menor grado y se ven afectados por el resultado final que se adopte jerárquicamente. Es  decir, que aunque no pueda intervenir en las decisiones, pueda y consiga una solución que cumpla los siguientes requisitos; 

• que se haya perseguido el mas amplio consenso posible
• que resulte de un intercambio real de información
• que haya tenido en cuenta a todos los agentes
• que permita un chequeo posterior y corrección de errores (feedback)

29 de mayo.
El fin de semana da para visitar muuuchos posts... E informarse un poco.


29 de mayo. Noche. Lo voy teniendo mas claro.

El RETO 2ª parte.

Leyendo y visitando aportaciones, posts, enlaces recomendados, wikipedia… he llegado a una conclusión. Descubro que el equipo de trabajo que se formó en su origen y se fue desarrollando durante mi etapa coordinando mi centro de trabajo pudo ser eso, un equipo  de trabajo pero en realidad fue una comunidad de prácticas, antes incluso de que entendiéramos ese concepto.

Comunidad de Práctica en Wikipedia

Porque formábamos un grupo de trabajo con un conocimiento especializado, teníamos un interés común, compartíamos un mismo tipo de problemas,  que resolvíamos aportando experiencia individual y grupal, interactuando de manera continua. Y respondíamos a un esquema organizado con un coordinador, liderazgos compartidos o alternos, miembros propios y periféricos y una comunidad externa a veces participante a veces destinataria de los resultados de la comunidad de prácticas. Y crecíamos.

Esta comunidad se perdió o se diluyó porque fue derivando a un esquema mucho más tradicional de equipo de trabajo; roles claros y jerarquizados, objetivos impuestos, grupo cerrado, participación limitada. Y dejamos de crecer. Y replegamos las velas.

Mi RETO va a ser recuperar nuestra COMUNIDAD DE PRACTICA como forma de trabajo y de relación, sin interferir en la estrategia empresarial cuyo diseño no depende de nosotros; es decir que volveremos a trabajar como antes aunque sea a nivel interno; esa va a ser la “resistencia silenciosa”.  

                   Debajo de los adoquines está la arena de la playa


Jueves 2 de junio.

Esto de los retos no es nuevo.
Nuestra Comunidad de Práctica se enfrentó desde su origen a un ambicioso reto; la empresa pública se había creado desde una Dirección General subsumiendo los Servicios de Obras fundamentalmente, sin un precedente ni un ejemplo a seguir. Otras empresas públicas se han creado desde la administración general duplicando funciones pero la nuestra partió de extinguir un sector de actividad completo de la administración educativa y asumiendo a los empleado públicos que venían realizando similares funciones, si es que querían incorporarse a la aventura. 
Y fué una aventura para muchos de nosotros, durante años, además, porque se fueron añadiendo competencias y responsabilidades, hubo que implementar procedimientos, ampliar los recursos humanos, gestionar presupuestos muy ambiciosos...Una experiencia magnífica.

¿Por qué  fué una Comunidad de Práctica? Porque cada uno aportaba su mochila de experiencia en parcelas del trabajo a ejecutar, su especialización, formación específica etc, para un objetivo común mas allá de las funciones concretas corporativas; conseguir una empresa eficiente y eficaz en la gestión, ágil, con un esquema administrativo modernizado, con escasos recursos y sin visibilidad pública. 

Jueves 2 de junio

Visitando bloggs veo que mis compañeros, mientras yo sufría melancólicamente por lo que pudo ser y se perdió han seguido avanzando, y en una dirección parecida a la mía. Decido sumarme a su reto. 

Fin de semana. 

Este curso está resultando interesantísimo  por los contenidos y enlaces que pueden visitarse pero sobre todo por las aportaciones en las redes. No da a basto el fin de semana para moverse por FB.

6 de Junio 
Tarea IV

Mi RETO es el reto de Jorge , se puede localizar el MAPA en este enlace; INNOVAL
Está geolocalizado, 36°51'2.90"N    2°27'57.91"O

Hay que sacarle partido a la experiencia, para algo valdrá ser una base de datos con patas como alguno dice. Llevo en Educación desde 1994 y se tiene que notar.
Siempre he considerado una asignatura pendiente sistematizar la información técnica existente sobre los centros educativos en nuestro ámbito territorial. Me refiero a las instalaciones físicas. Pero no sólo a nivel de inventario o catálogo descriptivo. 
Elaborar un archivo de datos técnicos descriptivos que recoja el histórico de cada centro desde su construcción; obras sucesivas de ampliación, modernización, modificaciones sustanciales, etc. Fotografías, planos, incidencias importantes, obras de emergencia, etc. 

Y que no se convierta en un archivo muerto; que esté abierto  a la comunidad educativa, sea accesible, se puedan aportar datos e información nueva o complementaria y actualizarlo. 

7 de junio
Mi grupo ha establecido los martes como día estable para la reunión  de trabajo. A partir de aquí decidiremos un espacio de encuentro no físico para completar estas reuniones. 
Jorge Ruíz
Pedro Sánchez
Fuensanta Rodríguez

8 de junio

Fuentes de recursos para el reto; 
Archivo de la Delegación territorial de Educación; documentos técnicos de obras: Proyectos, expedientes administrativos de contratación y de ejecución de e las obras.
Ficheros históricos; antiguas fichas de las actuaciones por centros en la provincia, custodiadas en la Gerencia.
Archivo de Proyectos y Memorias Valoradas de la Gerencia; intervenciones desde 2005 y algunas anteriores documentadas.
Archivos digitales en el ordenador personal correspondientes a las distintas etapas de responsabilidad desarrolladas; Arquitecto Jefe del Departamento Técnico, Jefe de Servicio de Programas y Obras, Gerente Provincial, Técnico de la Gerencia.

9 de junio
Empiezo la tarea del módulo V.

Evidentemente este reto no puede resolverse en el plazo de desarrollo del curso, es en realidad una forma de trabajo, una innovación en la ejecución de las tareas propias encomendadas.

Iremos haciendo un seguimiento y desarrollando el reto con perspectiva de futuro de manera constante.
Como primera aproximación y para que se traduzca lo aprendido en el curso incorporo nuevas prácticas a mi desempeño profesional;

• Interactuación con los equipos directivos de los centros en los que se acometen obras con dos finalidades básicas; garantizar una correcta información por nuestra parte sobre lo que se va a hacer y conseguir su aportación a nivel de propuestas de mejora.
• Transparencia en la información y en la justificación de las actuaciones.
• Fluidez en la comunicación, facilitando datos de plazos, procedimientos, operativos...

12 de junio

El fin de semana se va enteramente en visitar otros bloggs, vídeos, páginas web, la página de IMOOC...

13 de junio

TAREA FINAL

Terminamos el curso con la última tarea propuesta; contestando las preguntas según esquema de evaluación:

1.      RETO  abordado.

Somos un grupo de técnicos (INNOVAL), cuyo cometido principal es la gestión de infraestructuras educativas, que tiene como misión dotar de un entorno físico adecuado a una parte de la sociedad, en concreto la comunidad educativa.

Dentro de esta organización, nuestra labor se centra en la construcción, ampliación y modernización de edificios públicos, desde la planificación de necesidades de nuevos espacios, hasta que estos espacios se ponen en uso, una vez construidos y en la gestión de las incidencias que surjan del uso de los mismos.

Nuestro reto se centra en aprovechar conocimientos, contactos, plantillas y experiencia concretos en cuanto al desarrollo y resultado de nuestra actividad diaria y ponerlos al servicio de la comunidad.

Para ello desarrollaremos un equipo formado por personal con experiencia en campos diferentes, el cual servirá para implementar a través de protocolos y modelos concretos, criterios de intervención que sirvan para agilizar el proceso de supervisión, tramitación y gestión de documentación con otras administraciones, evolución de expedientes, etc.

2.    Colaboración con otras personas.

INNOVAL

Este grupo lo formamos cuatro personas, dos aparejadores y dos arquitectas que trabajamos como personal técnico para nuestra empresa.

Aunque tenemos una base profesional técnica similar, cada uno aporta su especialización al grupo;

·         Experiencia en la gestión privada: direcciones de obra, seguimiento de obras y proyectos, gestión de proveedores, control de tiempos, Planning

·         Experiencia en la gestión urbanística, administración local, planeamiento, atención al ciudadano

·         Experiencia en la organización del trabajo, gestión de equipos, atención al cliente, planificación.

·         Experiencia en gestión administrativa, dirección de equipos, técnicas de dirección, relación con instituciones, coordinación interna y externa.

3.      Espacio de encuentro y  trabajo en equipo

Estamos trabajando de forma conjunta a través de red interna, reuniones periódicas y publicaciones en nuestros respectivos blogs, dado que trabajamos todos dentro del mismo centro de trabajo, lo que facilita la comunicación, coordinación, puesta en común etc. La interrelación es muy espontánea y productiva de esta forma.

4.     Acciones encaminadas a la implantación de la iniciativa (reuniones, consulta de documentación, encuentros virtuales o presenciales con otros miembros del equipo,...).

Dentro de la organización para afrontar el reto, se establece la convocatoria de una reunión semanal, establecida para los martes, con la intención de llevar un seguimiento sobre la implantación y acogida de las propuestas que establecemos.

En concreto establecemos las siguientes propuestas, las cuales configuran un complemento al modelo de gestión establecido en nuestra empresa y cuyo objetivo es el de optimizar determinados procesos, sobre los que a diario se trabaja:

§                     ELABORACIÓN DE INFORMES Y VALORACION DE NECESIDADES:

Dentro de las competencias atribuidas a nuestra empresa, se encuentra la de dar respuesta a necesidades de Centros, en concreto nuestra labor se centra en la detección y valoración de las mismas.

Dado que existe un registro de escritos y necesidades recibidas por parte de los Centros, entendemos necesario igualmente, que exista un registro y documentación compartida (planimetría, informes previos, datos de la composición de los centros, histórico de actuaciones realizadas, resultado económico de las mismas), todo ello encaminado a acortar los plazos de respuesta en base a una documentación compartida y centralizada dentro del área técnica.

Por tanto proponemos implantar un modelo de centralización de datos de Centros por Municipios, accesible para la totalidad del área técnica.

§                   SUPERVISIÓN DE PROYECTOS:

Dentro de las actuaciones que venimos desarrollando en la empresa, se encuentra la de supervisión de proyectos y documentación técnica.

Dentro de este apartado de nuestro desempeño profesional, actualmente la consultoras redactoras de la documentación técnica se presentan en papel, esta es supervisada y una vez finalizado el informe de supervisión y subsanadas las deficiencias, vuelve a ser entregado en papel y en formado digital por parte del redactor del documento técnico. Esto supone en la práctica, un vaivén de papeles que podría simplificarse con la entrega en formato digital de la documentación.

Proponemos que todo el proceso sea digital, de tal forma que hasta una vez acabado este procedimiento se pudiese sellar digitalmente la supervisión del documento, y de esta forma poder enviar digitalmente a los distintos organismos, el mismo con visado digital y/o imprimir las copias que fuesen necesarias.

Entendemos que sería necesaria la implementación de una Supervisión digital de los proyectos y documentos técnicos que precisen del mismo, centralizando los mimos en una base de datos, con acceso a toda el área técnica.

§                   CENTRO DE DOCUMENTACIÓN:

Toda la documentación técnica y administrativa relacionada con infraestructuras educativas de la provincia anterior a la creación de la empresa pública se encuentra en la Delegación Territorial, en el Archivo.

Gran parte de esta documentación es necesaria para la gestión habitual de la agencia. Los antecedentes históricos de obras ejecutadas en los centros, la planimetría de anteriores intervenciones o de la construcción original, las incidencias surgidas durante la ejecución de obras …Especialmente la planimetría de la construcción original y obras posteriores de transformación o reformas, es fundamental para conocer las características técnicas y constructivas de los centros educativos.

Esta documentación, por su antigüedad, se encuentra en formato papel.

Además muchos de los centros responden a modelos estandarizados de los que sólo existe un proyecto técnico tipo adaptado al terreno concreto de implantación.

La propuesta es crear un fondo documental de documentación digitalizada con la planimetría existente de todos los centros educativos de la provincia que sea posible recabar. Para ello es necesario acceder a los documentos archivados en la Delegación Territorial y gestionar el escaneo de la documentación en los servicios centrales de la empresa.

Este archivo documental digital sería accesible no solo a los servicios técnicos de nuestra empresa sino que debería extenderse a los propios centros educativos, que en un gran porcentaje carecen de datos de este tipo.

5.     Cada una de las acciones que se especifican presentan algunos de los siguientes elementos: 

¿por qué hemos hecho esto?

Las medidas que completan nuestro reto son medidas que favorecen la agilización de los procesos de resolución de expedientes, en la medida en la que de una forma total, se permite al libre acceso al trabajo desarrollado por cada uno de los empleados. Es decir, pretendemos aprovechar la diversidad en cuanto a experiencia profesional se refiere, teniendo en cuenta que formamos parte de una empresa que tiene diez años de antigüedad, y que está formada por personal de muy distinta procedencia profesional y por tanto con diferente experiencia profesional dentro de un mismo campo.

¿qué hemos conseguido?

Destacamos en este caso que los objetivos que nos planteamos en nuestro reto, requieren de un trabajo que nos llevará tiempo por lo que no se pueden completar en cuatro semanas. En definitiva, a través de este RETO, empezamos un camino que todavía hay que andar, no obstante os comentamos los pasos dados partiendo de los objetivos principales:

1.     Proponemos implantar un modelo de centralización de datos de Centros por Municipios, accesible para la totalidad del área técnica.

A partir de las actuaciones en marcha se está implementando un archivo centralizado recopilando la distinta información, para poder, con un tratamiento posterior que vamos a implementar, elaborar una base de datos accesible.

2.     Supervisión digital de los proyectos y documentos técnicos que precisen del mismo, centralizando los mimos en una base de datos.

Estamos implementando un procedimiento que permita, a partir de los proyectos y documentos en gestión actualmente, facilitar el visado de la documentación en  formato digital, evitando generar copias innecesarias en formato papel,  y posibilitando su tramitación on line ante otros organismos, su envió y tratamiento por medios electrónicos, compartirla como archivos protegidos, etc.

3.     Creación de un fondo documental de datos técnicos y planimetría de los centros educativos.

Hemos comenzado por los procesos en marcha dentro de la programación de tareas de la oficina; así, conforme se cierra una tarea (obra programada, actuación en un centro, informe sobre necesidades, programa de necesidades para una actuación concreta…) se completa la documentación incorporando toda la información en un único fichero que posteriormente formará parte de la base de datos documental de centro.

¿ha sido efectiva?, ¿cómo podría haber tenido más éxito?

Todavía es pronto para obtener resultados, no obstante pensamos que resultará muy efectivo. Se necesita más tiempo para alcanzar los objetivos propuestos.

Pero al margen de los resultados implementar la innovación ha supuesto un cambio cualitativo a mejor en la forma de trabajo, en el planteamiento de objetivos y en las relaciones personales.

¿QUÉ HE APRENDIDO?

Posiblemente este sea el punto mas importante del curso:

Personalmente este curso ha supuesto un revulsivo. Una especie de catarsis. Y como consecuencia, traer otra vez a la superficie valores del trabajo en equipo, en grupo, y de atención a la comunidad que estaban en letargo. Otro enfoque más positivo de los clásicos conceptos DAFO (debilidades, amenazas, fortalezas y oportunidades).

La oportunidad de la INNOVACIÓN como forma de relación y desarrollo personal en el entorno laboral. Recuperar la motivación y las ganas de aportar valor al trabajo diario.

Y un espíritu aventurero que echaba terriblemente de menos.

Descubrir que existe vida más allá de los cursos estandarizados a los que hasta ahora hemos podido acceder.  Darme cuenta de que lejos de estar solos, somos mayoría los que creemos que otra forma de trabajo es posible, que juntos valemos más, y llegamos mas lejos.

Me quedo mi frase de la segunda tarea como lema; 

                  DEBAJO DE LOS ADOQUINES ESTÁ LA ARENA DE LA PLAYA